9  Risico & risicobeheersing

Ondernemerschap brengt risico’s met zich mee. Blue Fox opereert in een uiterst dynamische en internationale omgeving. Dientengevolge dient bij het beheersen en controleren van risico’s rekening te worden gehouden met specifieke karakteristieken. In onderstaand hoofdstuk zijn enkele van de belangrijkste risico’s weergegeven die van invloed zouden kunnen zijn op de resultaten van Blue Fox.

Marktrisico’s  Concurrentiepositie Het bedrijf streeft ernaar in alle CAD/CAM/ERP-segmenten waarin het actief is, tot de top drie te behoren. Gezien deze ambitie is het voor Blue Fox van groot belang zich te kunnen onderscheiden van zijn concurrenten in de markt. Daarom concentreert Blue Fox zich op professionele markten en het leveren van geïntegreerde softwareoplossingen aan haar klanten. Hierbij zijn betrouwbaarheid, verhoging van productiviteit, duurzaamheid, gebruiksvriendelijkheid en een lage ‘cost of ownership’ belangrijke elementen.

Blue Fox is de enige onderneming die volledig geïntegreerde softwareoplossingen aanbiedt voor de wereldwijd opererende textiel- en mode-industrie. Als ‘global player’ wordt Blue Fox gedwongen te voldoen aan de wereldwijde wensen en eisen van haar klanten, hetgeen zou kunnen leiden tot investeringen en aanloopkosten voor het openen van nieuwe vestigingen verspreid over de hele wereld.

Conjunctuurgevoeligheid  Een groot deel van de omzet van Blue Fox houdt verband met inkomsten uit de verkoop van softwarelicenties en het leveren van gerelateerde diensten zoals het verzorgen van onderhoud, ondersteuning en training met betrekking tot in eigen beheer ontwikkelde software. De verkoop van softwarelicenties en aanverwante consultancydiensten is veelal een eenmalige zaak. Daarentegen leveren onderhouds- en servicecontracten voornamelijk terugkerende inkomsten op. Het zijn vooral de ‘non-recurring’ inkomsten die sterk onderhevig zijn aan fluctuaties in de economische omstandigheden, terwijl dit in veel mindere mate geldt voor de ‘recurring’ inkomsten.

Softwareontwikkeling  Softwareontwikkeling is een zeer belangrijke en cruciale succesfactor voor Blue Fox. Het op innovatie gerichte beleid brengt specifieke risico’s met zich mee die inherent zijn aan het investeren in de ontwikkeling van nieuwe technologieën en nieuwe functionaliteiten. Deze nieuwe ontwikkelingen dienen niet alleen operationeel te voldoen, maar zullen ook een plaats op de markt moeten vinden om tot waardevorming te leiden. Softwareontwikkeling vereist specifieke en doorlopende aandacht, wil zij leiden tot succesvolle introductie van nieuwe producten.

Seizoensinvloeden  Uit historische gegevens blijkt dat de omzet ongelijkmatig verspreid is over het jaar. Een belangrijk deel van de omzet en winst wordt normaliter door Blue Fox in het vierde kwartaal gerealiseerd. Als de omzet in het vierde kwartaal niet duidelijk hoger is dan in de voorafgaande kwartalen, dan heeft dat een relatief sterke negatieve invloed op de jaarcijfers van Blue Fox.

Omzetspreiding  Blue Fox heeft een groot aantal klanten, verspreid over de hele wereld. Als gevolg van de spreiding van de omzet en de daarmee samenhangende opbrengsten, hangt het totale bedrijfsresultaat slechts voor een klein deel af van de realisatie van (enkele) grote orders. Blue Fox noteert gewoonlijk slechts enkele zeer grote bestellingen per jaar, die vooral betrekking hebben op ERP-softwareoplossingen. Deze relatief grote orders hebben een directe invloed op de gerealiseerde omzet en het resultaat.

De geografische spreiding van de omzet van Blue Fox draagt bij aan de stabiliteit van de totale inkomstenstroom.

Operationele risico’s  Illegaal kopiëren van software Het goed beveiligen van het geautoriseerde gebruik van softwareoplossingen is voor Blue Fox van groot belang. In de praktijk bestaat er altijd een zeker gevaar dat de door Blue Fox ontwikkelde of gedistribueerde software illegaal wordt gekopieerd. Met behulp van een autorisatiecode en een ‘hardware keylock’ heeft Blue Fox dit risico zo veel mogelijk beperkt. Er kan geen inschatting worden gegeven van het verlies aan omzet door het niet-geautoriseerd gebruik en illegaal kopiëren van door Blue Fox ontwikkelde of gedistribueerde software.

Schaalgrootte  Blue Fox is een internationale organisatie met een uitgebreid wereldwijd netwerk van verkoop- en distributiekantoren. Blue Fox heeft zich internationaal gespecialiseerd in het leveren van softwareoplossingen aan de textiel- en mode-industrie, met name op het gebied van het automatiseren van ontwerp, productie en ERP. De textiel- en mode-industrie vertegenwoordigt een relatief kleine nichemarkt binnen de grotere markt voor ICT-producten en -diensten. De internationale structuur van Blue Fox, waarbij een optimaal serviceniveau voor (lokale) cliënten wordt nagestreefd, staat niet altijd in evenredige verhouding tot de feitelijke omvang van de verschillende verkoop- en distributiekantoren. De internationale operaties zijn over het algemeen complex en vergen veel managementaandacht. Internationale verkoop- en distributieorganisaties hebben een relatief ongunstige kostenstructuur vanwege de beperkte mogelijkheden om wereldwijd schaalvoordelen te behalen.

Software van derden  Voor een aantal producten is Blue Fox afhankelijk van ondersteunende software van derden. Deze ondersteunende software bestaat onder andere uit gebruikte besturingssystemen, specifieke programmeertalen en afzonderlijke modules. Het adequaat functioneren van de door Blue Fox ontwikkelde software is daardoor (gedeeltelijk) afhankelijk van de adequate werking van door derden geleverde software. Door middel van applicatie- en moduletests wordt door Blue Fox een zo vroeg mogelijke signalering van eventuele technologische problemen nagestreefd.

Technologische risico’s  Risico van productdefecten Nieuwe versies van complexe softwareprogramma’s van Blue Fox kunnen niet ontdekte fouten of bugs bevatten die ondanks de testprogramma’s pas geconstateerd zullen worden nadat het product bij de klant geïnstalleerd en in gebruik genomen is. Tot op heden heeft Blue Fox geen substantiële negatieve gevolgen ondervonden bij de lancering van nieuwe producten en releases.

Softwareplatform  De programmeertalen, technieken en platforms die door Blue Fox worden gebruikt dienen aan te (blijven) sluiten bij de technologische ontwikkelingen en eisen van haar klanten. Blue Fox heeft in de afgelopen jaren aanzienlijke investeringen gepleegd om haar software geschikt te maken voor de Microsoftomgeving. Blue Fox dient te blijven investeren om de laatste technologische ontwikkelingen bij te houden.

Financiële risico’s  Internationale activiteiten De activiteiten van Blue Fox zijn onderhevig aan de risico’s van internationaal opereren, zoals valutaschommelingen, algemene economische ontwikkelingen in bepaalde landen, het voldoen aan verschillende fiscale en juridische regimes, organisatorische aspecten, onverwachte veranderingen in lokale wet- en regelgeving, beperkte intellectuele eigendomsbescherming, uiteenlopende betaaltermijnen van debiteuren, handelsbeperkingen en wijzigingen in import- en vrachttarieven.

Blue Fox voert haar activiteiten deels uit buiten het eurogebied. Deze activiteiten vinden met name plaats in de Verenigde Staten, Azië en de Pacific. Het management volgt de valutaposities en voert terzake een beperkt hedgingbeleid, waarbij veeleer de transactierisico’s in plaats van de translatierisico’s worden afgedekt. De ontwikkelingen in koersen van diverse buitenlandse valuta, met name de Amerikaanse dollar, kunnen derhalve invloed hebben op het resultaat en het vermogen van de vennootschap.

Werkkapitaalbeheer  De post handelsdebiteuren is van relatief grote omvang in vergelijking met de overige vlottende activa van Blue Fox. Blue Fox besteedt veel aandacht aan het betalingsgedrag van debiteuren door een permanent debiteurenbeheer. Insolventie van debiteuren van de Nederlandse werkmaatschappijen is deels gedekt via een kredietverzekering van Atradius Credit Insurance N.V., alsmede via het gebruik van letters of credit of aanbetalingen bij het afsluiten van contracten.

Risicobeheersing en interne beheersingssystemen  De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de interne controle en het management van risico’s binnen de onderneming en voor de beoordeling van de effectiviteit van deze beheersingssystemen. Dergelijke beheersingssystemen zijn ingericht om risico’s die het realiseren van de ondernemingsdoelstellingen in de weg kunnen staan te identificeren en vervolgens te managen. Opgemerkt moet worden dat geen enkel (controle)systeem absolute zekerheid kan verschaffen tegen belangrijke onjuistheden of verliezen.

Blue Fox streeft ernaar te garanderen dat haar activiteiten op het gebied van risicobeheersing in overeenstemming zijn met de ‘best practices’ zoals vastgesteld in de Code Tabaksblat (de Nederlandse Corporate Governance Code). Het door Blue Fox ontwikkelde ‘risk-managementmodel’ is bedoeld om een praktisch raamwerk te bieden ter ondersteuning van de door de onderneming gedefinieerde doelstellingen en inschatting van risico’s en geformuleerde verwachte voordelen. Het model onderscheidt een drietal aandachtsgebieden die bijzondere aandacht krijgen ten behoeve van de analyse, te weten:

• externe factoren (d.w.z. de omgeving waarin de onderneming actief is op zowel macro-economisch als industrieniveau) met de daaruit voortvloeiende strategische risico’s;
• organisatiestructuur met de daaruit voortvloeiende interne risico’s;
• primaire en ondersteunende processen met de daaruit voortvloeiende proces- en rapportagerisico’s.

De belangrijkste aspecten van het geformuleerde risicobeheersingsmodel zijn:

• duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden omtrent risicomanagement;
• het operationele management beoordeelt tezamen met de diverse leden van de lokale managementteams de belangrijkste risico’s waarmee de onderneming te maken heeft en houden een overzicht bij van deze risico’s;
• doorlopende beoordeling van de kwaliteit en effectiviteit van de interne controles;
• de Raad van Bestuur neemt alle belangrijke risico’s van de groep in overweging en zorgt ervoor dat adequate beheersingsmaatregelen worden genomen;
• interne beoordeling van het functioneren van alle directeuren van de werkmaatschappijen en leden van het managementteam met betrekking tot onder meer hun verantwoordelijkheden, de kwaliteit en effectiviteit van de interne controles en het proces van de financiële rapportage en verslaglegging.

Het beleid van Blue Fox blijft gericht op de doorlopende bewaking en verbetering van de interne risicomanagementprocessen om de kwaliteit en effectiviteit van deze processen en de bescherming die wordt geboden verder te optimaliseren, en waar nodig aan te passen.

Interne beheersingssystemen  Het interne beheersingssysteem omvat alle elementen van interne beheersing en draagt bij aan discipline en structuur. De navolgende beheersingsmaatregelen maken deel uit van het interne beheersingssysteem van Blue Fox en dienen te zorgen voor betrouwbare financiële en rapportageprocessen, terwijl deze eveneens garant staan voor adequaat risicomanagement.

Planning- & controlcyclus  De planning- & controlcyclus start met de jaarlijkse opstelling van een budget voor iedere werkmaatschappij. De belangrijkste sturingsvariabele voor Blue Fox is het nettoresultaat voorafgaande aan belastingheffing, de EBT (‘Earnings Before Tax’). De directeuren van de werkmaatschappijen hebben een zekere mate van autonomie om binnen de afgesproken kaders de gebudgetteerde EBT te behalen. Andere belangrijke sturingsvariabelen zijn de netto-omzet, de brutomarge en het bedrijfsresultaat. Daarnaast controleert en bestuurt Blue Fox haar werkmaatschappijen op basis van een aantal bedrijfsspecifieke kerncijfers die per werkmaatschappij kunnen verschillen. Maandelijks rapporteren de werkmaatschappijen volgens een vast rapportagemodel. Iedere maand belegt de Raad van Bestuur bijeenkomsten met de directeuren van de werkmaatschappijen. Deze maandelijkse bijeenkomsten worden vooral benut om naast de financiële ontwikkelingen de operationele gang van zaken en de daarmee samenhangende benodigde budgetaanpassingen te bespreken.

Blue Fox Accounting & Reporting Manual  In het Blue Fox Accounting & Reporting Manual staan richtlijnen ten aanzien van de geldende uitgangspunten voor financiële verslaggeving alsmede instructies over het invullen van de rapportageformulieren die gebruikt worden binnen de Blue Fox organisatie.

Auditcommissie  De Auditcommissie bestaat uit twee leden van de Raad van Commissarissen en zorgt voor een onafhankelijke begeleiding van het proces van risicobeheersing vanuit de toezichthoudende taak van de Raad van Commissarissen. De Auditcommissie richt zich op de kwaliteit van de interne en externe rapportage, op de effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen en op het functioneren van de externe en interne controlefunctionarissen.

Interne financiële en operationele controles  In het kader van de bewakings- en waarborgingsmechanismen worden jaarlijks interne controles gepland en uitgevoerd die gericht zijn op het zekerstellen van de kwaliteit van de belangrijkste bedrijfsprocessen en het beoordelen van bijbehorende ondernemingsrisico’s. Deze interne controles hebben betrekking op de financiële rapportage (financiële controles) en op de aanwezigheid en functioneren van operationeel beleid en procedures (operationele controle). Als gevolg van wijzigingen in de organisatie werd in 2006 een beperkt aantal interne controles uitgevoerd.

Bescherming van intellectuele eigendomsrechten  Blue Fox tracht haar intellectuele eigendomsrechten te beschermen voor zover zij dit economisch verantwoord acht. Bescherming van intellectueel eigendom geschiedt door de registratie van handelsnamen, door gebruik te maken van geheimhoudingsverklaringen en concurrentiebedingen in overeenkomsten en door keylocks en/of softwarecodes in te bouwen in de software van Blue Fox ter bescherming tegen illegaal gebruik.

Directiereglement  Alle statutaire directeuren van de werkmaatschappijen hebben een directiereglement ondertekend. Dit reglement, dat betrekking heeft op de beperking van hun bevoegdheden, bepaalt in welke gevallen het bestuur van de werkmaatschappij vooraf toestemming van de Raad van Bestuur nodig heeft voor bepaalde beslissingen, onder andere afhankelijk van de aard of omvang van bepaalde zaken.

Gedragscode en klokkenluidersprocedure  In overeenstemming met de Nederlandse Corporate Governance Code zijn in 2005 een gedragscode en een klokkenluidersprocedure in werking gesteld. Laatstgenoemde procedure moet ervoor zorgen dat vermeende overtredingen van bestaande principes en procedures kunnen worden gemeld, zonder dat de partij die de melding maakt negatieve gevolgen van zijn of haar actie ondervindt.